Los usuarios utilizan la videoconferencia como herramienta de productividad

La última encuesta realizada por Wainhouse Research y Polycom pone de manifiesto el despliegue de los sistemas de videoconferencia como una de las aplicaciones fundamentales de las organizaciones.

Ahorro de costes y tiempo, mayor productividad y relación directa con los clientes son algunos de los principales beneficios de los sistemas de videoconferencia, convertida ya en una aplicación prioritaria en la operativa diaria de las organizaciones, tanto de forma interna como externa, cuyo despliegue seguirá creciendo en los próximos años.

La encuesta “End-user survey: the ‘real’ benefits of video” (Encuesta de usuario final: los beneficios reales de la videoconferencia), realizada por Wainhouse Research y Polycom, sobre una muestra de casi 5.000 usuarios finales (en concreto 4737) de videoconferencia empresarial a nivel mundial, señala el rápido desarrollo en el uso de estos sistemas como herramienta de productividad, tanto en la forma y el lugar en que se utiliza, como por quienes la emplean y con qué propósito lo hacen.

Según los datos de la muestra, los beneficios comerciales de los sistemas de videoconferencia son claros y evidentes, a tenor de las tendencias de utilización, su adopción y las perspectivas de crecimiento futuro. Así, para el 94% de la muestra, el beneficio principal de la videoconferencia es el aumento de la eficiencia o productividad; seguido en un 88% por el incremento del impacto en las reuniones; en el 87% por la rapidez en la toma de decisiones, y en igual porcentaje por la reducción de gastos y ahorro de costes de viaje.

Como señala Ira M. Weinstein, analista y socio en Wainhouse Research, “existe una idea equivocada desde hace muchos años de que la reducción del tiempo de viaje es el único factor “real” de la videoconferencia. Sin embargo, el estudio muestra que los beneficios menores incluyen la mejora de eficiencia y productividad, así como el aumento del impacto durante las reuniones, el cual cumple una función importante en la propuesta de valor de videoconferencia”.

Cómo se utiliza la videoconferencia

Uno de los aspectos consultados ha sido la forma en que las empresas están utilizando actualmente la videoconferencia, cuya respuesta predominante (71% de la muestra) ha sido para la reunión con clientes y socios. En este sentido, un 25% utiliza estos sistemas diariamente, un 39% semanalmente; el 21% mensualmente, y un 14% cada dos o tres meses.

La interoperabilidad en su utilización es lo más frecuente, según los datos de la muestra, de manera que un 60% asegura que utiliza principalmente más de un equipo o software de proveedores para videoconferencia y un 32% usa tres o más. Los PCs de escritorio y los portátiles son los dispositivos más comunes de uso de videoconferencia (71% de encuestados), seguido por sistemas de vídeo en grupo en salas (65%), tabletas (34%) y teléfonos inteligentes (33%).

Actualmente, las salas de conferencia son los entornos más comunes para videoconferencia. El 79% de los encuestados utiliza este sistema, mientras que el 69% usa la videoconferencia en oficinas. Otro dato relevante es que el entorno de videoconferencia de mayor crecimiento está en el trayecto o desplazamiento, en el que se incluye aeropuertos, hoteles e instalaciones del cliente.

Un mercado en crecimiento

No es de extrañar, por tanto, que la mayor parte de los encuestados esperen que el uso de dispositivos móviles para colaboración de vídeo siga creciendo durante el próximo año. Si bien, para que la videoconferencia siga desarrollándose se necesita que esté disponible para más personas y que se integre a los procesos comerciales.

Los factores principales para el aumento del uso de videoconferencia entre los usuarios finales incluyen la provisión de vídeo a más personas (94% de la muestra); mejor accesibilidad de vídeo (85%); mayor integración del vídeo en el software comercial (83%), así como la disponibilidad en clientes de sistemas de comunicaciones unificadas y mensajería instantánea como Microsoft Lync (80%).

Por último, Ira M. Weinstein señala que “la encuesta resalta el valor que los usuarios finales depositan en varias áreas centrales de Polycom, incluyendo la facilidad de uso, la integración con la presencia y mensajería instantánea, así como el apoyo de los dispositivos móviles y de vídeo”.