Vídeo en todas partes: es el momento de ampliar la perspectiva de las comunicaciones visuales

Ian Heard, Steven Gage y Jim Oldham, miembros de Dimension Data, disertan en este artículo, realizado para Digital AV Magazine sobre el futuro de la comunicación visual y la colaboración en las empresas, abordándolo desde una nueva perspectiva: el vídeo en todas partes. En sus reflexiones apuntan que hay que afrontar cambios en el sector, centrarse más en el usuario individual que en la sala de conferencias física.

Desde la perspectiva de las comunicaciones visuales, el mundo tiene un aspecto diferente al que presentaba en 2006. Cuando Cisco lanzó al mercado su primer sistema de telepresencia inmersiva, muchas organizaciones vieron su potencial y decidieron invertir en él. Sin embargo, estamos siendo testigos de un cambio en el sector, que se centra más en el usuario individual que en la sala de conferencias física.

La demanda del consumidor de ver la cara de su comunicador durante una conversación ha revolucionado y popularizado las tecnologías de vídeo, tanto si se trata de una conversación informal a través de Skype con un ser querido que se encuentra en otro país, como de una colaboración profesional con un compañero de trabajo a través de Microsoft Lync o Jabber.

Gracias a la bajada de las tarifas de ancho de banda de Internet, cada vez más trabajadores remotos utilizan aplicaciones de vídeo desde sus equipos de escritorio o dispositivos móviles. La pregunta es: ¿qué pasa con la inversión que las organizaciones hicieron hace algunos años al adquirir e instalar costosas tecnologías inmersivas?

La solución original desempeñó dignamente sus funciones, pero tal vez se está quedando un poco anticuada para los estándares actuales. Y, lo que es más importante, no es capaz de hacer lo que los usuarios quieren que haga: conectarse a cualquier dispositivo.

Ian Heard, director principal de Comunicaciones de Grupo Colaboración de Dimension Data; Steven Gage, vicepresidente de Estrategias y Soluciones de Colaboración; y Jim Oldham, vicepresidente de Ventas de Colaboración están de acuerdo en que ha llegado la hora de abordar la comunicación visual y la colaboración desde una nueva perspectiva: el vídeo en todas partes.

Según Oldham, el vídeo en todas partes es un viaje que implica una transformación constante. “Sin embargo, nos encontramos en un momento ideal para abordar una nueva discusión, debido a que la tecnología, los procesos y las propias empresas están experimentando una elevada tasa de cambio. Las nuevas tecnologías están reduciendo los costes y existe un abanico de nuevos modelos de consumo que pone al vídeo al alcance de todos y genera flexibilidad y escalabilidad».

A principios de este año, Cisco lanzó al mercado una nueva generación de terminales de vídeo inmersivo. Oldham asegura que no solo ha bajado el coste de los propios sistemas, sino también el de los gastos de explotación y los requisitos de ancho de banda. Por ejemplo, hoy en día se puede instalar un sistema de telepresencia de tecnología punta en una sala en un solo día y con tan solo un cable de alimentación.

La experiencia del usuario ha mejorado, lo que hace que la comunicación y la colaboración sean mucho más fluidas y sencillas. Las nuevas tecnologías a costes más bajos están abriendo nuevas posibilidades en el mercado. Sin embargo, no es tan sencillo como decir “fuera lo viejo y viva lo nuevo”. No si antes se han llevado a cabo inversiones importantes y, desde luego, no si adquirir las últimas tecnologías significa perder de vista los objetivos corporativos o el factor de influencia más importante del vídeo en todas partes: el usuario.

Objetivos a la vista

En lo que se refiere a los objetivos empresariales, Heard explica que muchas organizaciones adquirieron inicialmente soluciones de telepresencia, por lo general, usuarios de nivel ejecutivo, aparte de los integrantes de los departamentos informáticos, para conseguir un resultado muy específico.

A menudo, el objetivo de los ejecutivos era viajar menos para ahorrar tiempo y costes. Así, estas redes se configuraron de igual a igual, es decir, de sala de telepresencia inmersiva a sala de telepresencia inmersiva.

Esta configuración cumplió su función. Los sistemas eran fáciles de utilizar, sencillos de programar y ofrecían buena calidad y entornos predecibles. Como resultado, su tasa de adopción fue buena y el retorno de la inversión fue potente. Heard apunta que a medida que el vídeo de consumo adquiere un uso más generalizado, los usuarios empresariales se vuelven más exigentes. Se pone en duda la utilidad de las plataformas debido a su rigidez.

Los usuarios quieren conectarse desde las salas inmersivas a cualquier dispositivo, ya sea una tablet, un iPhone, otra sala de videoconferencias o un equipo de escritorio. Todos los empleados, no solo los ejecutivos, quieren contar con soluciones de vídeo en sus kits de herramientas empresariales, pero la integración todavía no es una realidad.

Además, la conexión de salas de telepresencia a terceros fuera de la organización a menudo debe llevarse a cabo a través de costosos intercambios de telepresencia. A menudo se aplican tarifas desorbitadas para las llamadas externas y las empresas de hoy en día no están dispuestas a aceptarlo.

Una visión cambiante

Gage está de acuerdo en que ahora el enfoque recae sobre la experiencia cotidiana del usuario, más que sobre las ventajas para las organizaciones o los requisitos ejecutivos. Es el usuario quien no recibe la experiencia que necesita y es quien lleva a cabo el cambio más dramático.

Con el tiempo, las organizaciones se han dado cuenta que las tasas de adopción de los kits de herramientas de inmersión están disminuyendo. Al mismo tiempo, han visto como entraba en auge la ‘shadow IT’. Sus comunidades de usuarios se están pasando a Skype y FaceTime, y los servicios en la nube han cambiado por completo el panorama. Anteriormente las tecnologías tenían que ser implementadas en las instalaciones por el departamento informático. Ahora, están alojados en la nube y están disponibles amplia e inmediatamente.

De hecho, Gage opina que tanto las nubes privadas como las públicas son cada vez más populares entre los responsable de la toma de decisiones informáticas. En los modelos comerciales, los gastos de infraestructura se centran más en las licencias de software basadas en el consumo que en los costes de hardware.

Las unidades empresariales dentro de las organizaciones ahora pueden prescindir del departamento informático para tomar decisiones técnicas y estratégicas sobre qué tecnologías y servicios se van a utilizar. Es un gran cambio en el proceso de la toma de decisiones. Las organizaciones se enfrentan al reto de conseguir que los departamentos informáticos tengan relevancia de nuevo ya que, en muchos casos, ellos mismos se han excluido del juego por ser inflexibles.

La vista puesta en el premio

Si bien Heard está de acuerdo en que el usuario es la fuerza que más poder ejerce sobre la tecnología informática hoy en día, también argumenta que las organizaciones deberían tratar de neutralizar este hecho mediante la generación de la eficiencia que solo puede aportar el departamento informático.

Los departamentos informáticos deben tener siempre un espíritu innovador y ofrecer soluciones de calidad a un precio justo, pero con mayor flexibilidad y facilidad de uso, especialmente ahora que ya no se puede pensar en las soluciones de voz y de vídeo de forma aislada.

De este modo, cuando un usuario diga: «Quiero Skype», el departamento informático puede contestar: «Aquí tienes un servicio de voz y vídeo de clase empresarial que puede llamar a cualquier dispositivo y ofrece todas las funciones que ofrece Skype”.

Se trata de una solución más satisfactoria para el negocio, ya que se suministra de forma centralizada, al precio justo, es segura y se gestiona adecuadamente. A los usuarios les da igual utilizar Skype específicamente o cualquier otra herramienta de vídeo equivalente. Lo que de verdad quieren es el resultado que la herramienta ofrece.

Observar y escuchar

Heard asegura a las organizaciones que invirtieron en tecnologías de telepresencia y de vídeo inmersivo que no han cometido un error. Tomaron la mejor decisión posible en su momento, pero las cosas han cambiado. Es hora de tener una nueva conversación.

La primera fase del vídeo en todas partes es asegurarse que las tecnologías inmersivas con sus restricciones actuales se desarrollan en una dirección que permitirá conseguir mayor flexibilidad e interoperabilidad. Un evento importante que se atisba ya en el horizonte es el final de la vida útil de las primeras tecnologías de telepresencia y el paso a soluciones más flexibles con un menor coste de entrega.

Sin embargo, a menudo las organizaciones se aferran a las redes rígidas, lo que es un error. No hay que sacrificar la flexibilidad contratando una red cerrada propietaria con costosos servicios puente para las llamadas externas. No se integrará bien con la infraestructura que se tienen en las instalaciones. Acabará con una tecnología de vídeo aislada que tendrá elevados costes de ejecución, generará gastos imprevisibles y será difícil de orquestar con participantes externos y las personas que utilizan diversos dispositivos. Pero, de nuevo, no se trata únicamente de una discusión sobre tecnología. En primer lugar, hay que escuchar a los usuarios.

Un desafío de grandes dimensiones

Gage aconseja que lo primero es entender al usuario. “Cuando consultamos a nuestros clientes, este es el mayor reto al que se enfrentan los departamentos informáticos en la actualidad. Las organizaciones muy raramente segmentan su base de usuarios, ni siquiera a los niveles más básicos, con el fin de identificar las necesidades y las demandas de cada grupo usuarios. Nuestro segundo consejo es dar un paso atrás y reconsiderar los objetivos empresariales”.

¿Qué impulsa la necesidad de las tecnologías de vídeo a un nivel generalizado? No permitir que la nube desbanque a la estrategia. Hay que mirarlo desde una perspectiva basada en los resultados, no centrada en la tecnología.

Hay que preguntarse: ¿qué estamos intentando conseguir en general?, ¿qué es el éxito para nosotros y cómo se mide? Únicamente cuando estos dos factores (las necesidades de los usuarios y los objetivos empresariales) estén claros, se podrá empezar a pensar en la forma y la magnitud de la inversión que hay que llevar a cabo.

Gage también advierte a las organizaciones de que no se debe pasar por alto la complejidad de los nuevos modelos de infraestructura. Si bien algunos elementos se están simplificando, como los terminales de hardware y el menor coste total de propiedad, hay más normas de tecnología que se deben cumplir.

Atención al detalle

Si se necesita ayuda estratégica, Oldham aconseja ser astuto a la hora de elegir al socio externo. «Escuche con atención a aquellos con experiencia en evaluaciones comparativas y consultoría de extremo a extremo, y tenga cuidado con los defensores de las ‘vacas sagradas’: las redes propietarias, los productos o las infraestructuras tradicionales. Desconfíe también de los agentes del mercado que dicen tener una ‘solución milagrosa’, aquellos que ofrecen una solución que se ajusta a todos los casos y que funciona para todo el mundo”.

Estos agentes pueden deslumbrar a los usuarios ofreciendo funciones interesantes, pero esto puede llevar a que la organización acabe contando con toda una colección de soluciones, lo que se traduce en una incómoda disparidad en el entorno y en importantes desafíos de estandarización e interoperabilidad.

Además de comprender las últimas tecnologías y tendencias, el socio externo que se elija debe medir el éxito por los resultados empresariales, debe considerar al usuario el punto de referencia de las soluciones y su modelo de entrega debe estar centrado en los servicios y debe ser global. Hay que buscar una estrategia que resuelva el problema de extremo a extremo.

Heard explica que el vídeo en todas partes ya no es un punto distante en el horizonte; ahora se encuentra a plena vista para todo el mundo.

Ian Heard

Director principal de Comunicaciones de Grupo Colaboración de Dimension Data

También han participado en la realización de esta columna de opinión: Steven Gage, vicepresidente de Estrategias y Soluciones de Colaboración de Dimension Data, y Jim Oldham, vicepresidente de Ventas de Colaboración de Dimension Data.

 

 

 

 

Otros artículos sobre Dimension Data