Ricoh desarrolla una solución integral de gestión y colaboración para salas de reunión

Integrated Collaboration Cloud (RICC) incluye un asistente virtual, 100% español y con tecnología de inteligencia artificial de asistencia por voz, para ayudar a los usuarios antes, durante y después de la reunión.

La nueva solución Ricoh Integrated Collaboration Cloud (RICC) para la gestión de las salas de reuniones cubre de manera integral las necesidades de los usuarios desde que comienza y hasta que finaliza la misma. Se trata de un sistema todo-en-uno para las pizarras interactivas de la compañía que incluye un sistema de reserva de salas y una plataforma de reporting.

RICC ha sido conceptualizado desde España para todo el mundo e incluye un asistente virtual por voz, desarrollado íntegramente a nivel local, que incorpora la tecnología de inteligencia artificial (IA), que se activa en varios momentos y permite reconocer la voz para realizar una acción afirmativa o negativa.

Esta solución ofrece las funcionalidades más demandadas actualmente en las reuniones, como la reserva inteligente a través de Outlook; la comunicación remota con otros asistentes, dispositivos y sistemas; compartir y editar la información desde cualquier dispositivo; navegar por Internet, así como reportes y analíticas de uso, todo mediante las pantallas interactivas y la tecnología Ricoh.

Este desarrollo se enmarca dentro de la estrategia de la compañía de potenciar la digitalización del puesto de trabajo, basada en la colaboración y la labor en equipo, para . mejorar la eficiencia en las reuniones y en los recursos asociados (espacios y tecnología), así como la experiencia de usuario.

“Con la vuelta a la oficina tras la crisis sanitaria, los empleados combinarán las reuniones presenciales con las cada vez más frecuentes en remoto. Antes de COVID-19, los empleados realizaban una media de sesenta reuniones cada mes, lo que representa un 35% de su jornada laboral, una cifra que se elevaba hasta el 50% en el caso de los directivos. Del tiempo invertido en reuniones, solo el 45% es productivo y el resto se emplea en aspectos logísticos y disrupciones varias”, explica Miquel Soler, responsable de IT de Ricoh España y Portugal.

Otro tema importante que destaca este directivo es que “normalmente, se pierde el 90% de la información que se comparte en las reuniones. Con RICC damos respuesta a estas problemáticas que tienen hoy las empresas, centradas en mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad de las reuniones, con una experiencia de usuario ‘touchless’ de alta calidad”.

Reserva inteligente
La solución integral RICC incluye un sistema de reservas inteligente mediante plugin en Outlook. Solo con seleccionar los participantes de la reunión, el sistema busca la primera franja horaria disponible para todos los asistentes y las salas disponibles con la capacidad adecuada según el aforo.

También permite filtrar los resultados de salas según las características o servicios asociados, por ejemplo si dispone de pizarras interactivas, reserva de plaza de parking o catering, entre otros.

Registro e inicio de la reunión

Para iniciar cualquier reunión, el primer paso es registrarse en la sala (checkin), que puede realizarse de tres maneras: clicando en la pantalla interactiva, mediante comando de voz a través del asistente virtual y con el panel táctil (room panel) instalado en el exterior de cada sala, que incluye la información relativa a las reservas.

En caso de no realizar el registro en los primeros minutos de la reunión (según configuración), la sala se libera automáticamente para que pueda ser usada por el resto de los empleados interesados, con lo que la solución optimiza el uso de estos espacios de trabajo.

En el momento de empezar la reunión, el asistente virtual chequea todos los parámetros de la tecnología de la sala para asegurar que esté todo listo y si, por ejemplo, detecta que el volumen del altavoz está bajo preguntará a los usuarios si lo quieren subir. En caso de detectar algún problema que no se puede solucionar al instante, el asistente envía de manera proactiva un correo electrónico a Help Desk para informar de la incidencia.

Videoconferencia interoperable a un clic

Uno de los puntos diferenciales y más valorados de la nueva solución de Ricoh para salas es el hecho de que permite a todos los asistentes a la reunión conectarse a cualquier tecnología de comunicación remota -UCS, Teams, Skype, etc.- con un solo clic, lo que evita pérdidas de tiempo e ineficiencias para su inicio.

La conexión se realiza a través de las pantallas interactivas Ricoh, gracias a la funcionalidad Join now/One tap to join, que conecta a los asistentes directamente a la videoconferencia, sin importar la plataforma o tecnología elegida para la reunión.

Por otra parte, todos los asistentes a la reunión pueden compartir y proyectar la información en la pantalla interactiva de forma inalámbrica, desde cualquier dispositivo y sin necesidad de realizar ninguna instalación (también existe la opción de conectarse con cable HDMI o VGA).

De hecho, es posible conectar más de diez dispositivos a una misma pantalla gracias a su visión multidispositivo. El hecho de que no sean necesarios cables ni periféricos mejora la usabilidad y la limpieza del sistema.

Mediante la funcionalidad Touch back, los usuarios pueden interactuar desde la propia pizarra inteligente con el contenido que comparten, editándolo y trabajando de forma colaborativa.

Asistente virtual con IA
Durante toda la reunión, el asistente virtual actúa de forma proactiva, sin necesidad de que se solicite, con el objetivo de ayudar a los usuarios mediante comandos de voz y ofrecer una experiencia más segura y eficiente gracias a la funcionalidad touchless.

Entre otras opciones, el asistente virtual recuerda al usuario la necesidad de hacer el registro a la reunión y da la posibilidad de extenderla si la sala está libre. Al finalizar la reunión, el sistema libera la sala, cierra la videoconferencia y limpia los datos de la pizarra, con lo que la confidencialidad y la seguridad de la información tratada están aseguradas.

El motor de IA que incorpora interpreta las intenciones del hablante y va aprendiendo para adecuarse mejor a las necesidades de los usuarios. Este asistente virtual permite escoger entre voz masculina o femenina, e idiomas (español, inglés, italiano, francés y ruso).

Pizarra inteligente: canvas
La solución de salas RICC incluye otras funcionalidades básicas para cualquier reunión. Por una parte, la pizarra inteligente permite al usuario conectarse a la sesión en curso del canvas de manera simultánea, desde cualquier dispositivo móvil u otra pizarra Ricoh, para visualizar e interactuar con el mismo contenido desde cualquiera de los dispositivos.

Por otra parte, las pizarras interactivas Ricoh son multitouch, abren cualquier aplicación de Windows 10 y tipo de fichero de la suite Office o de vídeo, sobre el que se puede hacer anotaciones, editar y modificar el contenido. También permiten incrustar y mover objetos en pantalla (un navegador, fichero, etc.) y navegar por Internet, lo que agiliza la búsqueda de contenidos durante la reunión y refuerza las posibilidades de colaboración entre todos los participantes.

Una vez concluida la reunión, la información se puede guardar en un USB, en la plataforma colaborativa OneDrive y enviarlo a través de correo electrónico. Además, la solución realiza una encuesta de satisfacción al organizador al finalizar, y cuenta con un sistema de reporting que mide, entre otros, el uso de la videoconferencia y el nivel de reservas de las salas.

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