Eventos virtuales en 2023, un canal potente y aún en transformación

A pesar de la creciente demanda de eventos y reuniones presenciales, muchas compañías siguen apostando por alternativas híbridas y virtuales, como explica João Brás, responsable de cámaras y tecnología remota de Europalco, al tiempo que desvela el vanguardista panorama actual de los eventos a distancia.

Un evento presencial tiene siempre un impacto más significativo que uno a distancia. Sin embargo, este último tiene la ventaja de llegar a un público más amplio y no limita en cuanto a horario o ubicación. Es posible retransmitir en directo un evento presencial, rompiendo barreras para quienes sólo pueden participar a distancia.

Cuando se organiza un acto a distancia hay que prestar la misma atención a los participantes que en los eventos presenciales. No obstante, existen notables diferencias en cuanto a logística, requisitos del lugar de celebración y susceptibilidad a las condiciones meteorológicas en función de la ubicación, entre otras.

Además, los eventos presenciales suelen requerir permisos específicos que no son necesarios en el ámbito digital, ya que en este último es posible operar desde cualquier lugar ya que se dispone del hardware, el software y los conocimientos técnicos necesarios para llevar a cabo los deseos de cada cliente.

Hay varias formas de retransmitir eventos a distancia. Las opciones incluyen ofrecer un enlace a los participantes para que lo vean en una plataforma de eventos personalizada o establecer una o varias salas físicas en las que las transmisiones pueden ser tanto locales como puntos de recepción para el resto de las ubicaciones. Además, es posible hacerlo en Teams, Zoom, Facebook, Vimeo o YouTube.

Hardware mínimo

Los eventos a distancia requieren un hardware mínimo, dependiendo principalmente del software adecuado y de la capacidad de esos equipos para reproducir los componentes necesarios.

Un único ordenador que disponga de programas como vMix, Wirecast, Zoom, Skype u otros servicios de streaming es suficiente para realizar retransmisiones en directo y crear todos los gráficos esenciales para una presentación personalizada que se ajuste a las preferencias del cliente.

Además, es crucial disponer de hardware adicional para establecer un sistema de intercomunicación que conecte varios puntos o ubicaciones donde se encuentren los ponentes, anfitriones y otras figuras clave.

Para facilitarlo, se puede usar un navegador de diapositivas por Internet, lo que permite a los ponentes controlar en tiempo real la presentación en el ordenador, garantizando la máxima calidad gráfica para la transmisión. También se cuenta con la flexibilidad de utilizar cualquier software de comunicación para una interacción perfecta con cada participante, e incluso proporcionar una plataforma personalizable.

Superar desafíos técnicos

Los eventos a distancia plantean numerosos retos. Es fundamental contar con un equipo especializado que trabaje entre bastidores para resolver rápidamente cualquier problema en línea y ofrecer asistencia inmediata, de modo que los participantes se sientan respaldados y conectados durante todo el proceso.

Una comunicación clara entre todas las partes implicadas es esencial para evitar interrupciones de la señal. Además, conseguir una buena calidad de imagen es clave para visualizar con eficacia presentaciones detalladas.

También hay que tener en cuenta los retrasos de la señal y la transición fluida del evento a un lugar alternativo para continuar la transmisión por Internet o la plataforma de streaming. Es fundamental contar con un plan de respaldo para garantizar una transición fluida en caso de problemas técnicos sin causar ninguna interrupción perceptible para los participantes remotos.

Interacción con el público

En un entorno remoto, una sólida conexión punto a punto permite situar a los presentadores o ponentes en cualquier lugar del mundo para acoger o participar en un evento. El sistema funciona a la perfección proporcionando la infraestructura técnica para enviar y recibir audio y vídeo mediante una simple llamada o una conexión SRT.

Una vez establecida esta conexión, la atención pasa a centrarse en el diseño del escenario o la creación de ventanas adecuadas para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas, haciendo que todos los participantes se sientan cómodos siguiendo el guion.

El público puede interactuar de varias maneras, por ejemplo, reaccionando con emojis, planteando preguntas por chat, uniéndose a través de plataformas como Zoom u otros servicios, y participando activamente.

En el ámbito digital, siempre hay oportunidades para dar cabida a todo el mundo; la clave es una planificación y un diseño meticulosos que se ajusten a la viabilidad técnica, teniendo en cuenta las opciones disponibles.

Una diferencia notable para los presentadores es la ausencia de público físico, lo que exige adaptabilidad en caso de incidencias técnicas. Sin embargo, toda la presentación debe ajustarse al modelo de evento elegido.

El ecosistema funciona de forma natural cuando se trata de un evento a distancia sin interacción en tiempo real de los participantes en línea. Sin embargo, si hay participación a través de chat o canales similares, el guion debe estar diseñado para dar cabida a réplicas con cierto retraso.

El networking remoto ofrece eficiencia, ya que con un simple enlace se puede acceder a datos e información que, en un entorno físico, podrían requerir más tiempo para obtenerlos. Sin embargo, carece del aspecto físico de las relaciones, donde las emociones y reacciones ante temas concretos no son visibles como en una interacción cara a cara.

En el panorama actual, los eventos tienen el potencial de trascender los límites que había hasta ahora, gracias a la capacidad, experiencia y voluntad de explorar más allá de las normas previas a la pandemia. Es esencial aprovechar estas oportunidades.

Las opciones remotas, híbridas y de streaming seguirán formando parte de nuestro futuro, ya que permiten superar limitaciones espaciales y temporales que antes se consideraban imposibles.

João Brás

Responsable de cámaras y tecnología remota de Europalco

 

 

 

 

Otros artículos sobre Europalco