الالتزام بإدارة مؤتمرات الفيديو

Javier Morgado, country manager de Easynet Global Services, analiza en este artículo la nueva tecnología de videoconferencia gestionada, una alternativa a los viajes empresariales que ofrece la ventaja de tener reuniones cara a cara sin causar impacto en los recursos.

Recuerdo leer artículos hace 15 años en los que se argumentaba que, gracias a las primeras soluciones de videoconferencia gestionada, ya no era necesario que los ejecutivos hicieran las maletas para viajar a otros continentes, si podían obtener los mismos resultados en una reunión en la habitación de al lado. ¿Por qué esto nunca llegó a ocurrir si los beneficios son obvios? El ahorro de costes para empresas internacionales es muy importante, a la vez que se evitan millones de emisiones de CO2 cada año.

Los viajes internacionales pueden parecer muy glamurosos, pero no lo son tanto cuando quienes viajan son padres que no ven a sus hijos durante días. La jornada laboral es mucho más agradable si no pasas los días en un coche, tren o avión, sin olvidar que los viajes son tediosos e improductivos. Los trenes y los aviones pueden ofrecer Wi-Fi y cualquier tipo de conexión que puedas imaginar, pero nunca reemplazarán a una cómoda oficina.

Con tantas ventajas, ¿por qué las empresas siguen dependiendo de los viajes? Es una realidad que las empresas invirtieron en tecnología de videoconferencia, pero es una evidencia que no se está utilizando. Según Gartner, se han instalado un millón de dichas tecnologías en empresas de todo el mundo. La misma investigación indica que estas suites están vacías el 90% del tiempo. لذلك, es momento de crear nuevos modelos flexibles que se adapten a estas circunstancias, como el modelo “Pago por Uso”.

طبعًا, si las compañías pagan viajes a sus ejecutivos es porque hay una razón para ello, pero la realidad es que, حتى الآن, no existía ninguna tecnología avanzada capaz de reemplazar una reunión presencial. Y es que la interacción humana es muy importante. Captamos una serie de señales visuales de los demás que nos ayudan a entender lo que están diciendo, por qué lo están diciendo y cómo deberíamos responder. Sin acceso a estas pistas visuales, sólo obtenemos una parte de la historia, por lo que nos resultará muy difícil añadir algo a lo que la otra persona está comentando.

لذلك, nos encontramos ante un problema de dinámica de grupo. Cuando un grupo de personas se reúne, crea su propia identidad, un cerebro colectivo que va en una única dirección. Pero para que este grupo funcione adecuadamente, es necesario captar las señales visuales que los otros están enviando. El entendimiento entre los asistentes es fundamental, porque agiliza el proceso de toma de decisiones, lo que redunda directamente en la productividad de la propia compañía.

Reuniones cara a cara

La tecnología de la videoconferencia gestionada está pensada para fomentar la sensación de que dos grupos que quieren comunicarse se encuentran en la misma habitación. La tecnología es implementada de forma que mejora las señales verbales y visuales que unos envían a los otros. Los presentes en la reunión pueden apreciar las expresiones faciales y cualquier matiz de la conversación. بالإضافة, todos los compañeros que se sientan en la mesa, están unos enfrente de otros y en filas escalonadas, de modo que todo el mundo puede verse y está en posición de igualdad.

Las empresas pueden pensar que este nivel de sofisticación es excesivo para tenerlo en la propia empresa, por razones de coste y mantenimiento, pero tienen que decidir si la inversión inicial vale la pena teniendo en cuenta el retorno de la inversión. El coste inicial y de mantenimiento puede ser comparado con el coste de viajar, que será eliminado por la instalación de salas de videoconferencia gestionada. Otro cálculo, no menos importante, es el impacto medioambiental, ya que dichas salas consumen energía, pero las emisiones de carbono generadas son escasas comparadas con las emisiones de carbono emitidas por la circulación, los trenes o los aviones.

La principal consideración a tener en cuenta es la amenaza de la obsolescencia, que no se aplica del mismo modo en este tipo de tecnología que en el resto. أولاً وقبل كل شيء, es tan sofisticada que no es probable que sea reemplazada en un período corto de tiempo; y en segundo lugar son sistemas cerrados, por lo que el avance de las tecnologías fuera de la sala no afecta a aquellas que están dentro. La calidad conseguida por la sala continuará en el futuro.

La solución de videoconferencia gestionada incluye una función adicional que la hace más atractiva para las empresas –puede ser gestionada de forma remota a través del VNOC (Centro Operativo de Red de Vídeos).Utilizando una conexión web, el proveedor puede organizar la reunión, garantizar que la tecnología funciona y supervisar el rendimiento de la reunión. Todo lo que los asistentes tienen que hacer es confirmar y asistir a la reunión. La gestión remota implica, بالإضافة, que tiene muy poco impacto en el departamento de TI de la empresa.

Creo que los sistemas de videoconferencia gestionada son un punto de inflexión, al menos para un determinado tipo de compañías internacionales. Y es que con la proliferación de dichos sistemas, muchas de las desventajas que le han sido achacadas han sido eliminadas. Ya no hay razones para que las empresas no reconsideren sus políticas de viajes y comiencen a ser más ecológicos y más rentables en sus comunicaciones.