Collaboration, the new paradigm of videoconferencing

To thrive in today's economy, Collaboration with colleagues is necessary, Partners and customers around the world in an instant to manage a company's business, Taking the telepresence experience to a whole new level through collaboration, according to Xavier Cirac, Director of Business Development Unified Communications at Unitronics.

The terms "IP Telephony", "Unified Communications", "Videoconferencing" and even "Telepresence" belong to technologies that have already been implemented in recent years to a greater or lesser extent in companies. The reasons have been several, but almost always included, at least, cost savings as a result of reduced travel and network consolidation.

On the other hand, the reality is that companies are finding that their networks have been forming a SIMO of different solutions that have been implemented over the years and that are sometimes difficult (and therefore expensive) to integrate and maintain. The reality is, In addition, that each of them only partially solves the final and real need of the users: Collaborate in an increasingly mobile and decentralized environment.

Aware of this, Most manufacturers are already forgetting the focus on all these concepts and are creating a consolidated strategy to provide solutions to the new paradigm: collaboration.

Manufacturers are no longer focusing only their investments in R+D on releasing new audio or video protocols, or new terminals with a different design, but its new focus is to guarantee interoperability and position itself as the central engine of these new collaborative environments. Protocols such as SIP, H.323, Etc. are standardizing interconnectivity between video conferencing endpoints, Telepresence or telephony, And therefore the war is no longer so much on who has the best endpoint device but on which manufacturer will be the core solution of collaboration environments.

Cloud environment

but, What happens in companies? Real collaboration is where the increase in productivity and its consequent cost reduction really lies.. This concept, together with the current macroeconomic environment, It is making that from all strata of companies are already demanding solutions that allow employees to collaborate (and increase your productivity) from anywhere at any time and from any device. The increase in cloud-based technologies or desktop virtualization (VDI) It is just another example of the need to resolve this situation..

Google, Cisco and Microsoft among others, They are aware of this and try to lead the cloud segment in turn., with collaboration solutions in your Google Apps suites (Google Talk), MS Office365 (Lync Online) and Cisco Webex, complemented by the multiconferencing and cloud collaboration services offered by service integrators as we do in Unitronics, or manufacturers like Lifesize.

New iPad3

On the other hand, the past 7 March was presented to the market the new Apple iPad3, the third version of the tablet of the apple company and evolution of the iPad 2, that includes some new features such as a higher resolution HD Retina Display, the Apple A6 Quad-Core processor, improved battery and twice the RAM.

iPad is gradually transforming the way its users relate to the content they have access to, And the fundamental change is in the experience provided by this type of device.. Pero no sólo está cambiando el modo en que los usuarios domésticos acceden a los contenidos de Internet (Videos, social networks, correo, libros electrónicos,...), sino que también está revolucionando el modo en que los usuarios empresariales acceden a los contenidos y aplicaciones de su empresa.

Igual que pasó con iPhone, ya no sólo los VIPs de las empresas utilizan estos dispositivos, sino que su uso es generalizado en empleados de cualquier departamento y jerarquía. Este hecho, junto con su réplica en los smartphones (iPhone y Android básicamente) y junto con las cada vez más extendidas redes de datos móviles, está también ayudando a cambiar el paradigma del empleado móvil de la empresa. La empresa ya no deberá centrar sus esfuerzos en homologar dispositivos móviles, sino que deberá permitir que el usuario utilice cualquier dispositivo (el que más le convenga) y garantizar que puede utilizar las herramientas de la compañía y que puede colaborar con el resto de empleados, lo que se conoce habitualmente con las siglas inglesas Byod o “BringYourOwnDevice” o consumerización.

De acuerdo, pero ¿qué tipo de uso hacen los usuarios de esta nueva conectividad? Según un estudio de Allot, in 2011 one 42% del tráfico de Internet ya fue de vídeo, y según Cisco en 2014 este tráfico llegará a ser un 90% del tráfico de red, sin olvidar que el 100% de los teléfonos móviles incorporan cámara de serie.Las capacidades de vídeo de estos dispositivos permitirán un nuevo nivel de colaboración, pero a su vez obligará a revisar las redes actuales de las empresas.

¿Quién no se ha descubierto llamando desde el móvil a un contacto estando sentado en su puesto de trabajo? ¿Quién no se ha descubierto mirando un email desde el iPhone cuando tenía el portátil al lado?… ¿Quién no se va a descubrir en pocos meses haciendo una videoconferencia desde su iPhone con un compañero de la empresa o con una sala de reuniones?

On the other hand, todos estos nuevos hábitos de uso están cambiando también los patrones de tráfico de las redes. Parte del tráfico que antes circulaba desde el PC a la red cableada, ahora se está moviendo a los dispositivos móviles y tablets y a su vez a las redes Wireless y redes de datos móviles 3/4G. Aware of this, los fabricantes están ya utilizando este hecho para lanzar sus nuevas soluciones y sus mensajes de marketing : Cisco dice que estamos entrando en la era “Post-PC”, mientras que Microsoft lo replica alegando que estamos entrando en la era “Post-Switch”… y posiblemente ambos tengan razón.

Estrategia de colaboración

De acuerdo, tenemos usuarios cada vez más móviles, un número creciente de tablets y smartphones no homologados y que tengo que conectar a mi red, tráfico de vídeo creciendo exponencialmente, usuarios cada vez más habituados a las redes sociales, mis soluciones de ToIP y de videoconferencia ya implantadas… y ¿qué tengo que hacer con todo esto si, In addition, no tengo presupuesto?

1. En primer lugar lo más importante es pararse a pensar. Del mismo modo que las empresas disponen de un Plan Director de Sistemas o un Plan Director de Seguridad, tendremos que ir pensando en crear un Plan Director de Colaboración. No sirve de nada ir solucionando los diferentes problemas de manera aislada si no disponemos antes de una estrategia global de colaboración. ¿Qué deberemos analizar en esta estrategia? Among others:
to. Punto de partida. Las herramientas y servicios actuales que podemos ofrecer a nuestros usuarios.
B. Los perfiles de los usuarios y las necesidades de colaboración de estos perfiles. No todos los usuarios son iguales ni requieren del mismo nivel de colaboración.
C. Las repercusiones que las nuevas soluciones puedan tener en nuestras redes cableadas y wireless actuales.
D. Organización interna en IT. ¿Tiene sentido gestionar desde departamentos o equipos diferentes vídeo, voz y datos?.¿Creamos o adaptamos un equipo específico para la colaboración?
E. El aumento de productividad que implantar colaboración puede traer a nuestra empresa para cada perfil y su impacto en el ROI.

2. En segundo lugar tendremos que adaptarnos (Si no puedes con el enemigo, únete a él). El tiempo y dinero que ahora gastamos en homologar lo tendremos que utilizar para permitir que los usuarios utilicen su dispositivo preferido garantizando:
to. Control de los dispositivos: Será indispensable una gestión mediante una herramienta de MDM (Mobile Device Management) que nos permita gestionar, bloquear, mantener y provisionartablets y smartphones.
B. safety: Será indispensable garantizar que el acceso a los datos de nuestra empresa es seguro, ya que estos dispositivos pueden ser un punto nuevo de entrada de virus, accesos no autorizados y fuga de información.
C. Independencia de los entornos corporativo y personal. Mediante la utilización de tecnologías como VDI, virtualización de aplicaciones, o permitiendo varios entornos diferentes en el dispositivo (hay algunas herramientas de MDM que lo permiten).
D. Soporte: Formar a nuestros administradores y help-desk en estos sistemas operativos (ios, Android)

3. Estudiar o buscar nuevos modelos de costes basados en servicios. La implantación de modelos aaS, Cloud o de pago por uso en algunos entornos posiblemente nos servirán para diluir la inversión requerida en tiempo, garantizando el servicio y diluyendo el riesgo en estos tiempos convulsos en los que vivimos y viven nuestras empresas. ¿Por qué no colaborar en la nube?

In short, las empresas no deben sólo adaptarse a este nuevo paradigma colaborativo, sino que es su momento de beneficiarse de él, convirtiendo la necesidad de colaboración en aumento de productividad.

Xavi Cirac

Director de Desarrollo de Negocio Comunicaciones Unificadas en Unitronics

 

 

 

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