BYOD, a small screen that brings great benefits to the company

Videoconferencing, que hasta ahora se limitaba casi exclusivamente a una sala, ahora se traslada a ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles. José María Galdona, director de ingeniería preventa de Avaya para España y Portugal, analiza en esta Tribuna los beneficios de la generalización de la videoconferencia y las políticas “traiga su propio dispositivo” (BYOD).

Until a few years ago, el vídeo se limitaba única y exclusivamente a la sala de videoconferencia o a un auditorio; actualmente se está trasladando a los ordenadores de sobremesa, pero sobre todo a los dispositivos móviles. Lo que antes era un instrumento reservado a la gerencia de las empresas, ahora está al alcance de todos.

No es extraño que como resultado, el uso de videoconferencias esté creciendo dentro de las empresas a un ritmo espectacular. Según una encuesta de la consultora Frost&Sullivan de 2012, the 89% de las empresas norteamericanas planeaban utilizar la videoconferencia de manera más amplia en durante los doce meses siguientes.

Los beneficios son enormes. El vídeo sale de las grandes salas, donde el empleado está en muchos casos teniendo un mero papel de espectador, para convertirse en un participante activo al disponer del vídeo en su escritorio, pero también en su dispositivo móvil.

Gracias a las políticas de “traiga su propio dispositivo” (BYOD), los smartphones y las tabletas se han convertido en sistemas omnipresentes en todas las empresas. Pero el hecho de que se esté utilizando ampliamente un dispositivo móvil propiedad del consumidor y no de la empresa, no quiere decir que éstas deban limitarse al uso de aplicaciones pensadas para el consumidor.

Aplicaciones para empresa

Las aplicaciones pensadas para la empresa ofrecen una mejor calidad, se interconectan perfectamente con los sistemas corporativos actuales de videoconferencias, ofrecen gran seguridad e incorporan todo un conjunto de herramientas de colaboración, como el intercambio de documentos, among others.

Según un estudio realizado por la consultora Wainhouse Research en 2012 sobre los servicios de vídeo en las empresas, las videoconferencias en dispositivos móviles ocupan claramente un primer lugar dentro de los intereses de las compañías, dejando muy por detrás a los servicios gestionados de videoconferencias, la integración de videoconferencia con plataformas de telefonía e incluso la integración de Skype y la videoconferencia.

Today, el vídeo personal es un elemento imprescindible a la hora de que en la empresa tenga lugar una comunicación más cercana y eficaz, desde las reuniones ejecutivas, distance learning, las reuniones con clientes, Partners, colaboración con teletrabajadores, actividades de I+D, procesos de selección, revisiones de desempeño,…

Otro paso más que se está dando en la empresa es el salto del vídeo a los servicios de soporte. Los técnicos pueden compartir elementos visuales en vivo, así como aprovechar el chat de vídeo con los operadores para asistir en las reparaciones y revisiones de equipos en las mismas instalaciones del cliente, ayudando a los equipos a resolver incidencias de manera más rápida y efectiva.

Un microscopio quirúrgico que no funciona puede ser reparado por un técnico que se encuentre a kilómetros de distancia, sin necesidad de desplazarse y, therefore, sin tener que esperar horas o incluso días para que esto tenga lugar. El técnico puede analizar el problema en vivo con alguien que se encuentre en el otro extremo de la conexión, examinar el microscopio con un vídeo de alta definición e incluso compartir tutoriales de reparación.

La mejor manera de garantizar que las videoconferencias personales tengan éxito es situarlas al alcance de todos los empleados desde un primer momento. ¿Cómo lo podemos hacer? Desde Avaya sugerimos tener en cuenta estos elementos:

• Formando: algunos empleados, especialmente más mayores, instintivamente encontrarán el vídeo invasivo o incómodo. Por ello es necesaria la formación, con el fin de suavizar sus temores y enseñarles que el vídeo es lo más cerca que uno puede estar de una reunión en persona y en vivo.
• Experiencias para desarrollar las mejores prácticas: esto se logra con encuestas trimestrales a los usuarios para entender de qué manera utilizan el vídeo, para compartir experiencias y mejorar el uso general.
• Vídeo en alta definición: la brecha entre las videoconferencias personales y de sala está desapareciendo rápidamente, ya que los equipos son cada vez mejores y más económicos.
• Apertura: un elemento a recordar es que no podemos tirar a la basura la inversión que ha realizado nuestra empresa en un equipo de videoconferencias. Las soluciones abiertas e interoperables nos permiten combinar lo nuevo y lo viejo.
• Protección y seguridad: los sistemas de videoconferencia también pueden ser objeto de ataques por parte de piratas informáticos, lo cual permite escuchar y ver conversaciones confidenciales. Ningún sistema debe responder automáticamente las llamadas entrantes ni funcionar sin disponer de un firewall potente.

Según Melanie Turek, analista de Frost&Sullivan, si se implementa una política de vídeoconferencia en las empresas conseguiremos situarnos entre dos y cinco años por delante de nuestra competencia. “Las organizaciones con mentalidad innovadora saben apreciar realmente el valor que aportan las soluciones de comunicaciones avanzadas que permiten una verdadera colaboración –asegura-, lo que posibilita una mejor atención al cliente y una mayor productividad”.

José María Galdona

Director de ingeniería preventa de Avaya for Spain and Portugal.

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