如何提高虚拟会议的工作效率

马克·托内, BDM Collaboration de Maverick AV 解决方案, 在本文中，他提出了十条建议，使虚拟会议对每个人都更有效.

最新的研究和研究表明，远程会议管理最差, 参与度较低，与会者的注意力流失更多、更快. 另外, 被列为效率最低的行业之一.

也许现在是回顾会议情况并尝试提高会议效率的好时机. 我提议 10 议会 (9+1) 这将帮助我们继续日复一日地建立关系并实现这一目标.

1. 我们不要邀请额外的人

随着与会者人数的增加，会议质量直线下降.

事实证明，没有被邀请参加会议通常是我们最困扰的事情之一. 对我们来说似乎很难是正常的, 但是，如果我们仔细想想，我们被召集了多少次会议，又参加了什么, 当我们连接时, 我们会自动思考, 这与我无关? 在多少次会议中，我们会希望被邀请参加这次会议的一部分？? 我们必须改变心态，考虑尊重同事的时间, 这样他们就可以用我们的. 我想说的是，我们互相支持.

如何录制远程会议以及, 这是最好的, 玩得更快, 速度最高可达原来的两倍, 让我们通过向他们发送录音来让他们继续关注.

2. 让我们准备一个议程

我们为什么不准备一个议程，其中包含要回答的问题呢？? 它将帮助我们集中精力召开会议，并让我们更好地了解谁需要出席. 自然, 他们必须是与问题相关的人.

我们如何更好地了解会议的目标是否已实现？? 好吧，看看我们是否能够回答我们问自己的问题.

如果会议将有来自多个国家/地区的参与者, 考虑时差，以及, 如果可能, 这些国家的社会习俗, 点赞派对, 休息日, 等.

3. 期间

让我们记住帕金森定律: 会议延长以占用所有可用时间. 重要的是，会议要持续必要的时间，这样就不会产生压力和沮丧的情况. 另外, 据估计，我们的注意力持续时间从 45 纪要.

会议 15-20 几分钟也可以同样有效. 事实上, TED 演讲持续多长时间？? 这并非巧合, 而是对人类专注于单一主题的时间研究的回应.

4. 主动审核

区分与会者和参与者至关重要. 关键是让与会者参与进来，并尝试确保每个人都能做出贡献。让我们避免问这样的事情：还有人要补充什么吗？? o 对此有何评论?

主持会议或为会议添加动画效果还涉及管理冲突, 管理时间, 以分钟的形式捕获信息，以便以后跟进, 等.

在洗礼时既是神父又是孩子并不容易. 这就是为什么在开始之前依靠其他参与者并分配角色和任务是个好主意.

5. 不说话时将麦克风静音

通过将其静音，我们可以避免烦人的噪音，并有助于提高它在那一刻所谈论的信息的清晰度.

在许多视频协作平台上，使用空格键打开麦克风和, 当你按下它时, 发送我们的消息. 我们可以要求参与者尝试如何将自己静音, 要求他们在参加会议的前几次表明自己的身份, 从而帮助他们获得对协作工具的信心，最重要的是, 我们创造存在感: 我们到了.

但我们也必须意识到，沉默并不等同于同意别人的说法. 使用实时投票或投票功能或应用程序来验证积分可能非常方便.

6. 鼓励使用摄像头

我们希望与会者充分参与, 主动和参与，而不是多任务处理: 回复邮件, 浏览 Web, 等.

激活视频可以改善沟通并避免误解. 让我们自己被看到，感谢非语言语言, 我们将增加有效会议的可能性.

7. 使用协作工具

在会议期间，使用我们拥有的协作和技术工具非常重要. 这鼓励了更多的参与并激发了思想交流.

其中一些工具包括聊天, 参与者可以报告任何事件，甚至发送文件; 黑板, 鼓励头脑风暴; 和调查, 保持注意力并验证讨论的要点.

8. 最佳实践

有一系列的良好做法将帮助我们使会议顺利进行. 一些, 正如我们已经讨论过的将麦克风静音, 但还有更多.

如果没有视频, 在说话开始时说出我们的名字很方便, 不是每个人都必须以前了解我们或了解我们的声音; 测试一切是否正常，并尝试提前几分钟连接，以防我们需要解决任何事件; 准时; 如果多个参与者位于同一会议室中, 尽量避免进入群组对话; 没有利用会议, 不要多次重复同样的事情, 避免独白, 等. 和, 首先, 保持礼貌, 不践踏他人的话, 倾听并让我们说话.

9. 正确开始和结束会议

所有参与者都必须非常清楚会议的原因, 原因和原因, 和会议议程.

了解接下来会发生什么与会议本身同等重要或更重要. 明确行动和责任: 将要做什么? 谁来做这件事？? 通过什么方式? 什么时候? 什么时候?

10. 收集反馈和建议: 我们能做些什么来改进?

和, 最后, 但这并不是最不重要的建议. 欢迎所有反馈. 任何建设性的贡献都将帮助我们在未来组织更有效的会议.